Hyvän työn reseptit

Henkilöstöjohtamisen professori Liisa Mäkelä on tutkinut muun muassa hyvinvointia sekä työn ja yksityiselämän yhteensovittamista. Hän on katsonut työn merkitystä monesta näkökulmasta, mutta ei suostu antamaan yhtä ohjetta hyvän työn saavuttamiseksi.

– Olisi kauhean kiva, jos löytyisi resepti, jota toteutettaessa kaikki voivat hyvin. Sellaista ei kuitenkaan ole, sillä ihmiset ovat yksilöitä. Mikä sopii toiselle, ei sovi toiselle.

Mäkelä korostaa, että ihmiset, heidän tarpeensa ja elämäntilanteensa ovat erilaisia, mikä vaikuttaa kunkin kokemukseen.

– Kaikkea ei voi räätälöidä ja työntekijöitä pitää kohdella tasapuolisesti, mutta paljon voi kukin tehdä parantaakseen työtään.

Mäkelän mukaan vastuussa ovat organisaatio ja esimies, mutta myös työntekijä itse. Mäkelä on tutkinut työn tuunausta, jolla tarkoitetaan työn muokkaamista omien motiivien, vahvuuksien ja kiinnostuksen kohteiden suuntaisesti.

– Omasta työstä voi tehdä tuunaamalla vielä parempaa. Tutkimuksessani opettaja muokkasi työtään tuomalla mukaan uuden pedagogisen menetelmän eli koira-avusteisuuden.

Koiran läsnäolo opetustilanteissa toi mukanaan huumoria ja rentoutta suhteessa oppilaisiin. Iso merkitys oli siinä, että koiran mukanaolo paransi opettajan omaa työhyvinvointia ja tyytyväisyyttä.

Tuunaaminen ei tarkoita, että tehtävät laitetaan kokonaan uusiksi. Kyseessä voivat olla pienet muutokset, joista tulee merkitsevä asia.

– Jotta työn kehittäminen onnistuu, organisaatiossa tulee edistää asioita tietoisesti ja rohkaista tekemään omia ratkaisuja. Muutokseen tarvitaan hyvä ilmapiiri ja kannustava esimies.

Joitakin asioita voi kukin tehdä kuitenkin ilman lupaakin.

– Työntekijä voi muokata omia ajatuksiaan ja asenteitaan työtään kohtaan. Tämä on yksi tuunaamisen tapa, Mäkelä huomauttaa ja kertoo esimerkin kassalla työskentelevästä henkilöstä.

– Hän otti ensisijaiseksi tehtäväkseen palvelemisen ja ilon tuomisen asiakkaiden päivään. Työ ei ollut vain rahan vastaanottamista.

Yksi ulottuvuus tuunaamisessa on vuorovaikutus muiden kanssa.

– Usein voi vaikuttaa siihen, kenen kanssa ja miten töitä tekee. Kun lähtee etsimään uusia yhteistyötahoja, voi saada yllättäviäkin kontakteja.

Mäkelän kiinnostuksen kohteina ovat tällä hetkellä etenkin työn digitalisaatio ja ihmisten väliset työsuhteet hajallaan olevissa organisaatioissa. Hän on perehtynyt tutkimuksessaan kansainvälisten liikematkustajien arkeen ja heidän liikkuvaan työhönsä.

– Minua kiinnostaa erityisesti, mitä hajallaan oleva organisaatio tarvitsee, jotta työ olisi hyvää. Tällöin korostuvat etenkin vuorovaikutussuhteet.

Liikematkustajille hyvän työn pohjana ovat liikkumista tukevat henkilöstökäytänteet.

– Tarjoaako työnantaja mahdollisuuden matkustaa mielekkäästi, ovatko matkat turvallisia, saako työhön valmennusta ja onko mahdollisuutta palautua, Mäkelä luettelee vaikuttavia tekijöitä.

Image

Työ valuu vapaalle

Työn valuminen vapaa-aikaan on yksi isoja työelämän muutoksia. Liisa Mäkelä sanoo olevansa tarkka ajankäytöstään, ja on poikkeus, että hän tekee töitä illalla.

– Työn ja muun elämän tasapaino on ehdottoman tärkeätä. Jos isot työasiat häiritsevät vapaa-aikaa jatkuvasti, se kuormittaa eikä siitä hyvä seuraa.

Hän nostaa esille palautumisen tärkeyden, asian, jota moni on alkanut seurata erilaisilla laitteilla ja sovelluksilla. Tietämys riittävän unen ja palautumisen merkityksestä on lisääntynyt.

Pidämme huolta, että puhelimen akku on täynnä, mutta pidämmekö huolta, että oma akkumme on täynnä? Vuorokaudessa on tasan 24 tuntia, ja palautumisen kannalta on oleellista, miten tunnit jakautuvat ja mitä teet vapaa-ajalla.

Työn tuunaus voi olla ratkaisu myös työn, vapaa-ajan ja perhe-elämän yhteensovittamiseen.

– Koska eilen meni myöhään töissä, tänään tein ratkaisun jäädä kotitoimistolle. Kotitoimistolla voi esimerkiksi käydä lounastauolla koirien kanssa ulkoilemassa, nauttia hetken luonnosta ja liikkumisesta ja palata virkistyneenä työn pariin.

Vapaat viikonloput ja lomat ovat tärkeitä palautumisen kannalta. Vapaa-aikoina työajatukset jäävät taka-alalle, kun on mukana omissa tai lasten harrastuksissa.

– Nuorista ja opiskelijoista olen huolissani. Moni painaa koko kesän töitä ja tekee talvellakin töitä opintojen ohessa. Suosittelisin pitämään myös lomia, jotta jaksaa.

Suomessa on totuttu siihen, että kesäloma on yleensä useita viikkoja. Palautumisen kannalta olisi parempi, jos lyhyitä lomia ripottelisi pitkin vuotta.

– Tutkimuksissa on todettu, että palauttava vaikutus kestää saman verran, olipa kyse lyhyestä tai pidemmästä lomasta. Olisi hyvä, jos näitä palautumisjaksoja olisi vuoden ympäri useita.

Palautumista olisi hyvä sisällyttää myös työpäivän keskelle.

– Kannattaa pitää taukoja. Ja jos viretila ei ole hyvä, pystynkö aloittamaan jollain kevyemmällä ja jatkamaan myöhemmin vaikeampaa työtä.

Tehoton multitaskaaja

Mindfulness on nostettu yhdeksi keinoksi helpottamaan kiireistä työarkea. Aihe on myös tutkimuksen kohteena, Vaasan yliopiston Laura Urrila tekee parhaillaan väitöskirjaa esimies ja mindfulness -teemasta.

Tietoisuustaidot ovat hyödyllisiä. Aivoja treenaamalla voi oppia keskittymään ja tekemään työtä tehokkaammin. Aivot pystyvät kuitenkin käsittelemään vain yhden prosessin kerrallaan.

Multitaskaus on Mäkelän mukaan yksi tehokkuutta syövä asia.

– Kiusauksia on niin paljon, koneella ponnahtelee koko ajan jotain kiinnostavaa. Vaatii todellista itsehillintää laittaa sähköposti kiinni pariksi tunniksi. Hirveän monessa työtehtävässä ei ole niin kiireellistä asiaa, etteikö se voisi odottaa kahta tuntia.

Tietoisuustaidoista ei Mäkelän mukaan ole isoa hyötyä, jos töitä on liikaa.

– Jos töitä on liikaa, silloin asia ei ole työntekijän vastuulla ja ratkaistavissa. On katsottava koko organisaation tasolla, että kuormitus on oikeanlainen.

Kiire on seuraus

Henkilöstöjohtamisen professori Riitta Viitalan mukaan ajasta puhutaan työelämässä aivan liian vähän.
 
– Siitä puhutaan hyvin vähän. Kiireestä sen sijaan puhutaan paljonkin. Fokus on siis aavistuksen pielessä. Kun puhutaan kiireestä, puhutaan seurauksesta, joka on ihmisen kokemus.

Ajan valta -tutkimushanketta vetävä Viitala huomauttaa, että jossain lasketaan ja päätetään, kuinka paljon aikaa käytetään tehtäväkokonaisuuteen ja kenen tekemänä.

– Jos tuo arviointi menee pieleen, on seurauksena kiire. Esimerkiksi osaava henkilö tekee nopeammin kuin sellainen, joka vasta opettelee. Monia tehtäviä
ei voi loputtomasti nopeuttaa. Hyvänä esimerkkinä on vanhustenhoito, Viitala korostaa.

Liisa Mäkelä nostaa esille aikasyöpöt. Jos kukin lähtisi tarkastelemaan objektiivisesti sitä, mihin aika kuluu, voisi esille tulla yllättäviä juttuja

– Jos hyppii asioiden välillä koko ajan, ajatus katkeaa ja kestää taas ennen kuin pääsee vauhtiin. Tähän kuluu yllättävästi aikaa päivän aikana.

Viitalaa kiinnostaa organisaation ja työntekijöiden aikakehysten välinen jännite, joka ilmenee esimerkiksi strategiaa uudistettaessa.

– Kun yritys päättää uudistaa toimintaansa strategiajaksolla, muutokset tuntuvat yksilön tasolla tihenevinä aikakehyksinä. Joudutaan viemään yhtä aikaa läpi aiempia tehtäviä niiden aikakehyksissä ja rinnalla viemään läpi uusia tehtäviä uusissa aikakehyksissä. Lopputulos voi tuntua kaoottiselta tai pakkotahtiselta.

Image

Laatu laskee

Yliopistotutkija Niina Koivunen on perehtynyt organisaatioiden ja työntekijöiden käsityksiin ajan merkityksestä. Hän vahvistaa, että tahti työpaikoilla on kiristynyt digitaalisuuden myötä.

– Kronologinen aika on pysynyt samana, mutta toimintojen tahti on nopeutunut. Lisäksi työtä tehdään etänä ja perinteisen työajan lisäksi muina aikoina. Tämä nopeutuminen ja hajautuminen on johtanut siihen, että yhteisten aikataulujen suunnittelu on hankalampaa; on vaikeampaa saada ihmisiä koolle samaan aikaan.

Susanna Kultalahden tutkimus Y-sukupolvesta työelämässä toi esille, että nuoret sukupolvet nimenomaan arvostavat työssään tätä joustavuutta. Eri-ikäisillä onkin erilaisia suhtautumistapoja ajankäyttöön työssään.

Viitalan mukaan tekemällä hyviä ajanhallinnan valintoja voidaan parantaa työhyvinvointia. Kiire sen sijaan aiheuttaa kielteisiä seurauksia.

– Lounaista ja tauoista tingitään, tehdään ilmaisia ylitöitä, asioita tehdään vain osittain, vältetään sosiaalista yhteydenpitoa, ei auteta muita, halutaan siirtyä toisiin työtehtäviin, Viitala luettelee.

Tietotyö on yhä useammin yksin tehtävän työn sijasta yhteistyötä monien tahojen kanssa. Silloin sidoksisuus kasvaa ja oman ajan hallinta vaikeutuu, kun oma työ riippuu monen muun ihmisen työn etenemisestä.

– Aikaa pyritään hallitsemaan, mutta se on vaikeata monimutkaistuneissa rakenteissa. Toisin sanoen ihmisillä on usein tunne, että he eivät pysty hallitsemaan ajankäyttöään ja he kokevat sen olevan omaa syytä, vaikka syy on rakenteellinen, Niina Koivunen korostaa.

Hän kehottaakin armollisuuteen, kun puhutaan hyvästä työstä nykyajan digitaalisessa maailmassa.

– Kiire-puhetta olisi hyvä välttää, koska se tarttuu toisiin helposti. Lisäksi olisi oltava armollinen itseä kohtaan siinä, että kohtuullisen hyvä riittää. On epärealistista odottaa, että yhtä hyvää laatua pystyy tuottamaan paljon lyhyemmässä ajassa. Laadun laskemisesta ei paljoa puhuta, se on melko tabu aihe.

Teksti TIINA RANTAKOSKI Kuvitus STUDIO ANDREI