Väitöskirjan tarkastaminen ja väitöstilaisuus

Esitarkastus

1. Väitöskirjaksi tarkoitetun tutkimuksen käsikirjoitus jätetään akateemiseen yksikköön/schooliin (ohjaajien tulee puoltaa tutkimuksen lähettämistä esitarkastusprosessiin)
2. Akateemisen yksikön johtoryhmä nimeää esitarkastajat
3. Esitarkastajien lausunnot saapuvat yksikköön
4. Esitarkastuslausunnot toimitetaan väittelijälle ja ohjaajalle tiedoksi
5. Akateemisen yksikön johtoryhmä päättää väittelyluvasta

Väitöstilaisuus

1. Akateemisen yksikön johtoryhmä määrää vastaväittäjän/vastaväittäjät ja kustoksen väitöstilaisuuteen
2. Väitöskirja julkaisuprosessiin
3. Väitöstilaisuuden ajankohdasta päätetään
4. Väitöskirjan esillepano eli naulaus viimeistään 10 päivää ennen väitöstilaisuutta
5. Tiedottaminen väitöstilaisuudesta
6. Väitöstilaisuus
7. Vastaväittäjä toimittaa lausuntonsa akateemiseen yksikköön
8. Vastaväittäjän lausunto toimitetaan väittelijälle tiedoksi
9. Väittelijälle varataan mahdollisuus lausua vastaväittäjän lausunnosta
10. Akateemisen yksikön johtoryhmä päättää väitöskirjan hyväksymisestä ja arvosanasta

Väitöskirja voidaan jättää esitarkastukseen, kun väitöskirjan ohjaajat puoltavat esitarkastuksen käynnistämistä. Ohjaajien tulee varmistaa käsikirjoituksen laatu huolellisesti ennen esitarkastuksen käynnistämistä.  Esitarkastukseen jätetyn väitöskirjakäsikirjoituksen tulee olla viimeistelty ja kieliasultaan moitteeton.

Jatko-opintosuunnitelman mukaisten jatko-opintojen tulee pääsääntöisesti olla suoritettuna ja rekisteröitynä ennen esitarkastuksen käynnistämistä.

Väitöskirjan käsikirjoitus jätetään sähköisesti yhtenä täydellisenä PDF-tiedostona. 

Kaikille Vaasan yliopistossa laadittaville opinnäytteille tehdään ennen töiden hyväksymistä sähköinen alkuperäisyyden tarkastus plagiaatintunnistuspalvelua käyttäen. Jatko-opiskelijan tulee viedä opinnäytetyönsä plagiaatintunnistusohjelman tarkistukseen viimeistään siinä vaiheessa, kun työ aiotaan jättää esitarkastukseen. Esitarkastajille ilmoitetaan, että he voivat halutessaan saada käyttöönsä ohjelman tuottaman raportin. Väitöskirjojen tarkastukset tehdään siten, että tekstit tallentuvat referenssimateriaaliksi tietokantaan. Opiskelija sopii käsikirjoituksen tallentamista Turnitin-plagiaatintunnistusjärjestelmään tarkemmin ohjaajansa kanssa.

Väittelylupa myönnetään esitarkastuslausuntojen perusteella ja vasta väittelyluvan saanut tutkimus tarkastetaan julkisessa väitöstilaisuudessa.

Esitarkastajat

Akateemisen yksikön johtoryhmä määrää ohjaajia kuultuaan väitöskirjan käsikirjoitukselle vähintään kaksi esitarkastajaa. Esitarkastajien tulee olla yliopiston ulkopuolelta. Esitarkastajilla tulee olla professorin tai dosentin pätevyys tai tohtorin tutkinto ja erityisasiantuntemusta sekä aktiivista tutkimustoimintaa väitöskirjan alueelta.

Väitöskirjan esitarkastajien esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolaissa säädetään (434/2003, § 27–28). Asiantuntemuksen lisäksi esitarkastajien valinnassaan tulee kiinnittää huomiota heidän riippumattomuuteensa suhteessa käsiteltävään työhön. Väitöskirjan ohjaaja ei voi toimia esitarkastajana. Esitarkastaja ei saa olla väitöskirjan tekijään tai väitöskirjaan tai johonkuhun muuhun sellaisessa suhteessa, joka asettaa hänen puolueettomuutensa kyseenalaiseksi. Esitarkastajana ei voi esimerkiksi toimia

• henkilö, joka on kanssakirjoittajana jossakin väitöskirjan osajulkaisussa,
• henkilö, jolla on käynnissä olevaa tai väitöskirjaprojektin aikaista tutkimusyhteistyötä väitöskirjan tekijän kanssa,
• henkilö, jolla on läheistä tutkimusyhteistyötä (yhteisjulkaisuja, yhteisiä hankkeita) väitöskirjatyön ohjaajan kanssa väitöskirjan tarkastusta edeltäneen kolmen vuoden ajalta,
• väitöskirjan tekijän lähisukulainen,
• väitöskirjan tekijän tai ohjaajan lähiesimies tai -alainen.
   

Väitöskirjan tekijälle varataan tilaisuus lausua esitarkastajien mahdollisesta esteellisyydestä tai muusta puolueettomuuden vaarantavasta syystä ennen akateemisen yksikön päätöstä asiasta.

Esitarkastajien tehtävä

Esitarkastajien tehtävänä on selvittää lausunnossaan, täyttääkö työ tutkintoasetuksessa väitöskirjalle yleisesti asetettavat laatuvaatimukset (Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista annetun valtioneuvoston asetuksen muuttamisesta 1039/2013 21 §).

Esitarkastajan tulee arvioinnissa kiinnittää huomiota seuraaviin arviointikriteereihin:

1. Aiheenvalinta, tutkimusongelman asettaminen ja tutkimuksen asemointi tieteelliseen ja yhteiskunnalliseen keskusteluun
2. Aiheen teoreettinen haltuunotto, käsitteellinen selkeys sekä käsitteellisteoreettinen kehitystyö
3. Käytettyjen tutkimusmenetelmien vaativuus ja niiden hallinta sekä tutkimusaineiston laadukkuus
4. Tutkimustulosten johtaminen ja niiden kriittinen arviointi
5. Hyvän tieteellisen käytännön ja eettisesti kestävien periaatteiden noudattaminen
6. Kriittinen ote ja pohdinnan kypsyys
7. Osoitettu oma työpanos ja itsenäinen työskentely
8. Väitöskirjan johdonmukaisuus, esitystavan selkeys ja kieliasun moitteettomuus
9. Kyky luoda uutta tieteellistä tietoa
10. (Vastaväittäjä: väittelijän kyky puolustaa väitöskirjaansa väitöstilaisuudessa)

Kokoomaväitöskirjan esitarkastuslausunnossa tulee arvioida, muodostavatko artikkelit/käsikirjoitukset ja yhteenveto kokonaisuuden, jota voidaan puolustaa väitöskirjana. Artikkelit tulee arvioida myös sisällöllisesti, vaikka ne olisivat aikaisemmin ilmestyneet arviointimenettelyä noudattavassa tieteellisissä julkaisuissa. Jokaisesta artikkelista tulee erikseen lausua esitarkastuslausunnossa. Kokoomaväitöskirjalla tulee kokonaisuutena arvostellen olla väitöskirjalta vaadittu tieteellinen arvo.

Esitarkastajien tulee antaa lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa virallisen lausuntopyynnön saapumisesta. Akateeminen yksikkö voi perustellusta syystä myöntää esitarkastajille lisäaikaa.

Esitarkastajat voivat lausunnossaan esittää käsikirjoitukseen korjaus- ja parannusehdotuksia. Lausunto ei kuitenkaan voi olla ehdollinen. Esitarkastajat esittävät joko väittelyluvan myöntämistä tai epäämistä. Esitarkastajat voivat antaa myös yhteisen lausunnon.

Teknillisissä tieteissä esitarkastajaa pyydetään samalla myös arvioimaan, kuuluuko tutkimus hänen näkemyksensä mukaan alan kansainväliseen parhaimmistoon (top 15%).

Esitarkastaja voi tarvittaessa keskustella väitöskirjatyötä valvoneen ohjaajan kanssa joidenkin väitöskirjaan liittyvien seikkojen tarkistamisesta. Esitarkastajan ei tule ryhtyä ohjaamaan opiskelijan väitöskirjatyötä. Mikäli korjaustarvetta on, esitarkastaja esittää lausunnossaan väitöskirjaan (monografia) tai väitöskirjan yhteenveto-osaan (kokoomaväitöskirja) lisäyksiä, korjauksia, poistoja yms. Lausuntonsa lopussa esitarkastajan tulee esittää selkeästi kannanottonsa väittelyluvan myöntämisestä. Ainoastaan pienet, stilistiset korjaukset esitarkastaja voi toimittaa suoraan väittelijälle, mutta tästäkin on syytä mainita lausunnossa, joka osoitetaan ao. akateemiselle yksikölle.

Akateemiseen yksikköön saapuneet esitarkastajien lausunnot toimitetaan väitöskirjan tekijälle. Tekijälle varataan tilaisuus vastineen antamiseen esitarkastajien lausunnoista. Akateemisen yksikön johtoryhmä päättää väittelyluvasta esitarkastuslausuntojen perusteella.

Kielteinen esitarkastuslausunto

Kielteinen lausunto johtaa yleensä siihen, että johtoryhmä päättää esitarkastuksen keskeyttämisestä jatko-opiskelijan pyynnöstä. Mikäli esitarkastusmenettely edellä mainitusta syystä raukeaa tai jos akateeminen yksikkö ei myönnä väittelylupaa, voi jatko-opiskelija pyytää uutta esitarkastusta, kun väitöskirjaan on tehty hylkäävässä lausunnossa tarkoitettuja korjausehdotuksia tai muita muutoksia. Työn ohjaajien tulee puoltaa esitarkastusmenettelyn uudelleen käynnistämistä.

Mikäli esitarkastajien lausunnot ovat keskenään ristiriitaisia siten, että toinen esitarkastaja puoltaa väittelyluvan myöntämistä ja toinen esittää sen epäämistä, voi akateeminen yksikkö perustellusta syystä, ja ohjaajien sitä esittäessä, määrätä työlle kolmannen esitarkastajan. Akateeminen yksikkö ratkaisee asian esitarkastuslausuntojen ja väittelijän niistä antaman vastineen perusteella.

Mikäli tutkimus halutaan julkaistavaksi Vaasan yliopiston sarjassa, tulee väittelijän väittelyluvan saatuaan pyytää julkaisutoimikunnalta kirjallisesti, että tutkimus julkaistaan Acta Wasaensia -sarjassa. Julkaisemiseen liittyvissä asioissa ota yhteyttä julkaisut@uwasa.fi.

Julkaisuprosessi sujuu nopeammin, mikäli tutkimus on alusta alkaen kirjoitettu yliopiston ohjeiden mukaisesti. On huomioitava, että painovalmiille käsikirjoitukselle on varattava vähintään kuusi viikkoa painoprosessia ja julkista esilläoloa varten.

Päivitetyt julkaisuohjeet ja tarvittavat tiedostot löytyvät osoitteesta http://uva.libguides.com/UVA-julkaisuohjeet/. Ohjeet sisältävät kuvauksen Vaasan yliopiston julkaisuprosessista, suositeltavat lähteiden merkintätavat, siteoja julkaisujen rakenteesta sekä mm. väitöskirjojen tuottamisen aikataulusta. Ohjeeseen tutustumista suositellaan ennen kirjoittamiseen ryhtymistä. Portaalista löytyvät myös yliopiston julkaisuasetusten mukaiset word-työpohjat.

Väitöskirjan julkinen esillepano eli ”naulaus” tapahtuu viimeistään kymmenen päivää ennen väitöstilaisuutta. Naulauksen ajankohdasta sovitaan väittelijän, kustoksen ja dekaanin kanssa. Väitöskirjaa on yleisessä jakelussa vähintään 10 päivän ajan ennen tarkastusta pdf-versiona yliopiston Osuva-julkaisuarkistossa.

Tutkimuksesta ja sen keskeisistä tuloksista halutaan kertoa suurelle yleisölle väitöstiedotteella. Väittelijän tulee toimittaa yliopiston viestintään (viestinta@uwasa.fi) viimeistään 2-3 viikkoa ennen väitöstilaisuutta väitöstiedote ja valokuva, jotka voidaan julkaista sanomalehdissä, yliopiston www-sivuilla sekä Vaasan yliopistolehti Vox cordisissa. Ohje väitöstiedotteen laatimiseksi.

Väitöskirjan jakelu

Väitöskirja tulee asettaa julkisesti nähtäville (naulataan) vähintään 10 päivää ennen väitöstilaisuutta yliopiston väitöskirjataululle (Tervahovi).  Väittelijä sopii naulauksesta tarkemmin työn ohjaajan kanssa. Väittelijä jakaa yleensä naulauspäivänä väitöskirjaansa yliopistoyhteisön jäsenille. Nämä signeeratut kappaleet väittelijä toimittaa mahdollisuuksiensa mukaan joko henkilökohtaisesti tai postitse. Jaettavat väitöskirjat väittelijä noutaa yliopiston infopisteestä (Tervahovi).

Väittelijä huolehtii seuraavasta jakelusta:

1. Rehtori. Aika lyhyeen vierailuun varataan rehtorin assistentilta.
2. Akateemisen yksikön dekaani
3. Kustos
4. Vastaväittäjä (väitöskirja tulee lähettää viipymättä sen tullessa painosta)
5. Esitarkastajat (osoitteet löytyvät painettuna väitöskirjan alkusivuilta)
6. Oman oppiaineen professorit ja opettajat sekä oppiaineessa työskentelevät jatko-opiskelijat sovitun mukaisesti. 
7. Muusta jakelusta väittelijän on hyvä sopia työn ohjaajan kanssa

Muut yliopistoyhteisön jäsenet ja väitöskirjatutkimuksesta kiinnostuneet voivat ladata väitöskirjan sähköisesti: osuva.uwasa.fi

Väittelijä saa omaan käyttöönsä 20 kpl väitöskirjaa.

Yliopiston viestintä julkaisee kaikista väitöstutkimuksistaan mediatiedotteen sekä uutisoi niistä yliopiston verkkosivuilla. Väitöstiedottamisella yliopisto haluaa kertoa tutkimuksesta ja sen keskeisistä tuloksista suurelle yleisölle. 

Näin väitöksestä tiedottaminen etenee

1. Kun olet saanut väittelyluvan, täytä väitöstiedottamisen lomake, viimeistään 4 viikkoa ennen väitöstilaisuuttasi. Näin varmistamme, että saamme tuotettua laadukkaan tiedotteen suomeksi ja englanniksi hyvissä ajoin ennen väitöstilaisuuttasi. Väitöslomakkeella kysytään tietoja mm. väitöstutkimuksen aiheesta sekä keskeisistä tuloksista ja niiden hyödyntämisestä.
2. Väitöstiedotteen kirjoittaja ottaa sinuun yhteyttä, haastattelee sinua lomakkeella antamiesi vastausten pohjalta ja kirjoittaa tiedotteen.
3. Saat tiedotteen kommentoitavaksi: tarkasta, että tiedotteen asiasisältö on kunnossa. Tarkastettu tiedote käännetään englanniksi. Saat myös käännöksen tarkastettavaksesi.
4. Yliopiston viestintätiimi ottaa sinusta valokuvan tiedotetta varten, yleensä väitöskirjan naulaustilaisuuden yhteydessä. Jos et ole paikalla naulaustilaisuudessa etkä käy kampuksella ennen väitöstilaisuuttasi, pyydämme sinua lähettämään meille painolaatuisen vaakavalokuvan itsestäsi.
5. Yliopiston viestintätiimi julkaisee tiedotteen suomeksi ja englanniksi 3–7 päivää ennen väitöstilaisuuttasi Vaasan yliopiston verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa ja jakelee sen medialle. Viestintä päättää mediajakelun mm. tutkimuksen aiheen perusteella. Yleensä tiedote lähetetään aiheeseen erikoistuneille toimittajille, Pohjanmaan alueen paikallisiin medioihin, valtakunnan päämedioihin ja aiheesta riippuen myös kansainväliselle medialle.
6. Toimittaja saattaa ottaa sinuun yhteyttä tiedotteen julkaisun jälkeen, joten olethan tavoitettavissa! Huomaathan, että media tekee toimitukselliset valinnat: he päättävät, uutisoivatko he väitöksestä, miten he siitä uutisoivat ja milloin uutinen mahdollisesti ilmestyy. 
7. Muistathan jakaa tiedotetta myös omalle verkostollesi esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa, kuten LinkedInissä. Voit jakaa valmista julkaisua yliopiston kanavista.

Jos sinulla on kysyttävää väitöstiedottamisesta, otathan yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen viestinta@uwasa.fi.

Akateemisen yksikön johtoryhmä määrää yhden tai kaksi vastaväittäjää tarkastamaan väitöskirjan sekä kustoksen toimimaan väitöstilaisuuden valvojana. Vastaväittäjällä on oltava vähintään dosentin pätevyys tai vastaavat tieteelliset ansiot.

Teknillisissä tieteissä esitarkastajana toiminutta asiantuntijaa ei pääsääntöisesti määrätä vastaväittäjäksi, vaan väitöskirjan arviointiprosessissa tulee olla mukana kolme ulkopuolista ja puolueetonta asiantuntijaa. Jos esitarkastaja toimii myös vastaväittäjänä, tulee väitöstilaisuuteen määrätä kaksi vastaväittäjää.

Vastaväittäjän esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolaissa säädetään (434/2003, § 27–28). Vastaväittäjää koskevat samat esteellisyysperiaatteet kuin esitarkastajaa. Väitöskirjan tekijälle varataan tilaisuus lausua vastaväittäjän mahdollisesta esteellisyydestä tai muusta puolueettomuuden vaarantavasta syystä ennen akateemisen yksikön johtoryhmän päätöstä.

Kustoksena toimii yleensä työn vastuullinen ohjaaja tai Vaasan yliopiston professori tai Vaasan yliopiston palvelussuhteessa oleva henkilö, jolla on dosentin pätevyys. Kustoksena voi toimia myös väitöskirjatyötä ohjannut Vaasan yliopiston emerita/emeritusprofessori, jos asiasta on sovittu emerita-/emeritussopimuksessa. Kustos toimii väitöstilaisuuden puheenjohtajana ja valvojana. Kustoksen tehtävänä on myös perehdyttää vastaväittäjä väitöstilaisuutta koskeviin ohjeisiin sekä väitöskirjan arviointikriteereihin ja arvosteluasteikkoon.

Vastaväittäjän on 14 päivän kuluessa julkisesta tarkastamisesta annettava kirjallinen lausuntonsa väitöskirjatutkimuksesta. Lausunnon tulee sisältää perusteltu arvostelu väitöskirjan tieteellisestä arvosta ja siitä, vastaako se tarkoitustaan sekä myös väitöskirjan puolustuksesta. Vastaväittäjä tekee myös ehdotuksen väitöskirjasta annettavasta arvosanasta.

Vaasan yliopiston väitöskirjat arvostellaan asteikolla kiittäen hyväksytty, hyväksytty tai hylätty. Vastaväittäjän lausunnon arvosanaehdotuksineen tulee perustua väitöskirjojen arviointikriteereihin ja rubriikkeihin.

Väitöskirjan tekijälle varataan mahdollisuus antaa vastineensa vastaväittäjän lausunnosta.

Akateemisen yksikön johtoryhmä päättää väitöskirjan hyväksymisestä ja arvosanasta.

Väitöskirjan arvosteluun tyytymätön voi tehdä arvostelusta oikaisupyynnön yliopiston tutkimus- ja koulutusneuvostolle 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Väitöstilaisuus on akateemisen yksikön järjestämä julkinen tilaisuus. Väitöstilaisuudessa noudatetaan perinteisiä akateemisia tapoja.

Kun väittelylupa on myönnetty, väittelijä keskustelee kustoksen ja vastaväittäjän kanssa väitöstilaisuuden ajankohdasta.  Väittelijän tulee olla aktiivisesti mukana väitöstilaisuuteen liittyvissä järjestelyissä. Tutkijakoulun henkilökunta auttaa mm. varaamalla väitössalin sekä huolehtii salin virvokkeista sekä avustaa tarvittaessa vastaväittäjän matka- ja majoitusjärjestelyissä.

Vaasan yliopiston väitöstilaisuuksia voidaan järjestää Vaasan yliopiston Vaasan kampuksella tai Seinäjoen ja Kokkolan yliopistokeskusten tiloissa.

Väitöstilaisuudet järjestetään etäyhteydellä reaaliaikaisena toistona yleisölle, jolloin tilaisuutta voi seurata joko etänä tai paikan päällä. Kustos, väittelijä ja vastaväittäjä ovat pääsääntöisesti samassa tilassa tilaisuuden juhlallisuuden sekä sujuvan toteutuksen vuoksi. Tilanteen vaatiessa avainhenkilöistä kuka tahansa voi osallistua tilaisuuteen etäjärjestelyin.

Väitöstilaisuuksien etäyhteysjärjestelyjä tukee järjestävän tahon it-tuki. Järjestävän tahon tulee toteuttaa väittely-ympäristö tilaisuuden arvon mukaisesti. Tekninen testaus on suoritettava järjestävän tahon asiantuntijoiden tuella.

Yhteyksien etukäteen testaaminen tulee suorittaa hyvissä ajoin ennen varsinaista tilaisuutta, jotta mahdolliset tekniset haasteet pystytään poistamaan ennen väitöspäivää. Testaus tulee suorittaa niillä laitteilla ja niissä tiloissa mitä varsinaisessa väitöstilaisuudessakin tullaan käyttämään.

Väitöstilaisuudet järjestetään pääsääntöisesti auditorio Nississä (n. 90 henkilöä, Tritonia) tai auditorio Wolffissa (Tervahovi max 250 hlö). Nämä salit soveltuvat kokonsa ja salitekniikkansa vuoksi erinomaisesti väitöstilaisuuksiin. Myös yliopiston muissa luentosaleissa voidaan järjestää väitöstilaisuuksia tapauskohtaisesti. Väittelijän on hyvä etukäteen tutustua saleihin ja niiden tekniikkaan; opastusta saa virastomestareilta ja salitekniikan osalta it-tuesta.

Väitöstilaisuuden jälkeisen kahvitilaisuuden järjestelyistä vastaa väittelijä, akateeminen yksikkö vastaa kahvitilaisuuden kohtuullisista kustannuksista noin 30 henkilölle. Tarjoiluna on yleensä kahvi ja (täyte)kakku. Tarjoilutilaukset voi tehdä esim. yliopiston kampusravintolasta.

Akateemisten perinteiden mukaisesti järjestetään vastaväittäjän kunniaksi väitöspäivän iltana väitöskaronkka, johon väittelijä kutsuu vastaväittäjän ja kustoksen lisäksi usein myös sukulaisia, ystäviä ja työtovereita. Karonkan tilavarauksesta ja muista järjestelyistä huolehtii väittelijä.

Pukeutuminen väitöstilaisuuteen

Väitöstilaisuudessa noudatetaan perinteisiä akateemisia tapoja ja muotoja. Väittelijä, kustos ja vastaväittäjä neuvottelevat seuraavien ohjeiden noudattamisesta tilaisuudessa.

Asuvalinnasta tulee sopia kustoksen kanssa. Väittelijän, kustoksen ja vastaväittäjän asuissa pyritään yhdenmukaisuuteen. Väittelijä, kustos ja vastaväittäjä käyttävät frakkia ja tummia liivejä (tai univormua) ilman kunniamerkkejä tai vaihtoehtoisesti tummaa pukua. Naisväittelijä pukeutuu pääsääntöisesti mustaan pitkähihaiseen aamupäiväpukuun eli jakkupukuun/pikkumustaan, joka ei ole avokaulainen. Vastaväittäjät voivat pukeutua edustamansa yliopiston omaan akateemiseen asuun.

Akateemisissa tilaisuuksissa pukeudutaan perinteisesti tummiin asuihin. Väitöstilaisuuksissa riittää siisti asianmukainen pukeutuminen. Väitössalissa on yleisön oltava paikalla ajoissa, vähintäin 15 minuuttia ennen tilaisuuden alkua. Akateeminen vartti on tarkoitettu rauhoittumiseen ja keskittymiseen ennen tilaisuutta. Yleisön liikkumista saliin tai salista tulee välttää ainakin väittelijän alkupuheenvuoron ja vastaväittäjän alkulausunnon aikana. Väitöstilaisuuteen ei voi tulla kesken tilaisuutta.

Väitöstilaisuuden kulku

1. Väitöstilaisuuteen saapuvat asianomaiset siten, että ensin astuu saliin väittelijä, sitten kustos ja viimeisenä vastaväittäjä(t). Yleisö seisoo.
2. Kustos ja vastaväittäjä, mikäli heillä on tohtorin arvo, pitävät tohtorin hatun kädessään sisään mennessään ja salista poistuessaan. Tilaisuuden ajaksi tohtorinhattu asetetaan pöydälle lyyra yleisöön päin.
3. Kun kaikki ovat asettuneet paikoilleen, kustos avaa väitöstilaisuuden lausuen: ”Vaasan yliopiston ... akateemisen yksikön määräämänä kustoksena julistan väitöstilaisuuden alkaneeksi”. Kustos voi halutessaan esitellä vastaväittäjän ja kertoa yleisölle lyhyesti väitöstilaisuuden kulusta.
4. Väittelijä pitää seisaaltaan lectio praecursoriansa, joka saa kestää enintään 20 minuuttia. Esitys aloitetaan sanoin: Herra/Rouva Kustos, Herra(t)/Rouva(t) vastaväittäjä(t), Arvoisat kuulijat.
5. Alkajaisesitelmän päätyttyä väittelijä lausuu: ”Pyydän Teitä, Herra(t)/Rouva(t) Professori(t) (Tohtori jne.) Vaasan yliopiston ... akateemisen yksikön määräämänä(inä) vastaväittäjänä(inä) esittämään ne muistutukset, joihin katsotte väitöskirjani antavan aihetta.”
6. Vastaväittäjä esittää seisaaltaan lyhyen lausunnon, jossa hän tarkastelee väitöskirjan aihepiirin asemaa ja merkitystä tieteessä ym. samantapaisia yleisluonteisia kysymyksiä. Lausunnon jälkeen vastaväittäjä ja väittelijä istuutuvat.
7. Väitöstilaisuudessa väittelijä, vastaväittäjä ja kustos yleensä teitittelevät toisiaan. Puhuttelua "Arvoisa vastaväittäjä" voi käyttää, mikäli se omaan suuhun sopii. Tilaisuudessa ei ole välttämätöntä käyttää tarkkoja sanamuotoja. Tilaisuuden muodollisuudesta voidaan etukäteen keskustella kustoksen kanssa.
8. Varsinaisen tarkastuksen alkupuolella vastaväittäjä kohdistaa ensin huomion metodisiin ja yleisiin kysymyksiin, minkä jälkeen seuraa yksityiskohdittainen tarkastus.
9. Yleensä väitöstilaisuus kestää noin 2­-2,5 tuntia. Vastaväittäjä saa käyttää
   tarkastukseensa enintään neljä tuntia, jotta mahdollisille ylimääräisille vastaväittäjille jäisi riittävästi aikaa. Jos tarkastus vie runsaasti aikaa, voidaan pitää tauko, jonka kustos ilmoittaa.
10. Päätettyään tarkastuksen vastaväittäjä seisaaltaan esittää loppulausunnon, jota väittelijä kuuntelee seisaaltaan.
11. Väittelijä esittää seisaaltaan kiitoksensa vastaväittäjälle.
12. Väittelijä kääntyy yleisön puoleen ja lausuu: ”Tämän jälkeen kehotan niitä arvoisia läsnäolijoita, joilla on jotakin muistuttamista väitöskirjaani vastaan, pyytämään puheenvuoron Herra/Rouva Kustokselta.”
13. Kustos johtaa puhetta jakaen puheenvuorot ja valvoen, että väittelijä saa vastata välittömästi kuhunkin huomautukseen ja ettei käytetyissä puheenvuoroissa siirrytä syrjään asiasta.
14. Kustos päättää seisaaltaan väitöstilaisuuden lausuen: ”Väitöstilaisuus on päättynyt.”
15. Kustos ja vastaväittäjä pitävät jälleen tohtorin hattua kädessään poistuessaan salista samassa järjestyksessä kuin he ovat tulleet sisään: ensin väittelijä, sitten kustos ja vastaväittäjä. Yleisö ei taputa eikä muutenkaan osoita suosiota tilaisuuden aikana.
16. Yleisö poistuu.

Väitöstilaisuuden kustannukset

Väitösprosessista antavat ohjeita väitöskirjatyön ohjaajat sekä tutkijakoulun asiantuntija Juuli Honko (juuli.honko@uwasa.fi)

Julkaisemiseen ja tiedottamiseen liittyvissä asioissa neuvontaa antaa julkaisusihteeri Merja Kallio ja Riikka Kalmi  julkaisut@uwasa.fi.

Väitöskaronkka

Väitöskaronkka on vanha akateeminen perinne. Se järjestetään vastaväittäjän kunniaksi. Karonkassa väittelijällä on myös mahdollisuus kiittää opettajiaan, ohjaajiaan ja tukijoitaan saamastaan avusta väitöskirjatyön eri vaiheissa. Karonkka ei ole perhe- eikä sukujuhla, joskin tilaisuuteen voidaan puolison lisäksi kutsua joitakin läheisiä aikuisia ystäviä ja sukulaisia.

Karonkkakutsut

Alun perin karonkkaan kutsuttiin vasta sen jälkeen, kun vastaväittäjä oli väitöstilaisuuden päätteeksi ilmoittanut esittävänsä akateemiselle yksikölle väitöskirjatyön hyväksymistä. Koska nykyään karonkan järjestelyyn kuluu enemmän aikaa, on väittelijän tapana kysyä vastaväittäjältä sopivan tilaisuuden tullen, voisiko karonkan järjestelyt jo aloittaa. Karonkkaan onkin nykyään tapana lähettää etukäteen kutsu ja kutsutut voivat väitöstilaisuudessa todeta itse, onko kutsu edelleen voimassa.

Karonkkaan kutsutaan yleensä ne, jotka ovat suoranaisesti vaikuttaneet myönteisesti väitöskirjan tekemiseen ja valmistumiseen. Kutsuttuihin kuuluu lisäksi joka tapauksessa vastaväittelijä(t) ja kustos. Myös yleisön joukosta mahdollisesti ilmaantuvat ylimääräiset vastaväittäjät saavat väittelijältä kutsun karonkkaan. Nämä ylimääräiset vastaväittäjät kuitenkin perinteiden mukaan kieltäytyvät kutsusta.

Kutsussa on mainittava paikan ja ajan lisäksi toivottava asu. Tavallisin maininta on ”juhla- tai tumma puku”.

Pukeutuminen

Väitöskaronkassa on yleensä asuna juhlapuku. Miehellä tämä tarkoittaa frakkia, jonka kanssa on valkoiset liivit (tai tummat mikäli seurassa ei ole yhtään naista) ja valkoinen rintanenäliina. Kengät voivat olla tavalliset mustat tai kiiltonahkakengät. Frakin tilalla voi juhlapukuna olla sotilas-, kansallis- tai papinpuku. Juhlapuvun vaihtoehtona pidetään tummaa pukua.

Daamin asu määräytyy miehen asun mukaan; juhlapukuisella miehellä on juhlapukuinen seuralainen. Naispuolisella väittelijällä samoin kuin juhlapukuisen miehen daamilla on pitkä, joko musta tai hillityn värinen muu pitkä asu. Se voi olla yläpäästä avara tai olkaimeton, mutta tuolloin on illallispöydässä käytettävä pikkujakkua tai juhlavaa hartiahuivia. Mikäli miehellä on tumma puku, on hänen daamillaan lyhyt juhlava puku.

Pöytäjärjestys

Pöytäjärjestys noudattelee tavanomaisia muotoja, jotka riippuvat siitä, montako osallistujaa karonkassa on. Sen mukaan pöytä voi olla pitkänmuotoinen, jolloin väittelijä istuu joko pöydän päässä tai sen keskikohdalla, T-kirjaimen, avoneliön tai E-kirjaimen muotoinen.

Kunniapaikalla, väittelijän oikealla puolella, on joka tapauksessa vastaväittäjä. Kustos istuu väittelijän vasemmalla puolella. Jos paikalla on vain miespuolisia henkilöitä, muiden istumajärjestys määräytyy sen mukaan, miten väittelijä sen arvioi akateemiset saavutukset ym. piirteet huomioon ottaen.

Jos väittelijä on mies ja hänen vaimonsa on mukana karonkassa, järjestys on sama kuin edellä, mutta vaimo on yleensä sijoitettuna vastaväittäjän viereen tämän daamiksi. Jos väittelijä on nainen ja hänen miehensä on läsnä, mies ei esiinny illan isäntänä vaan omaisena ja istuu yleensä suhteellisen kaukana väittelijästä.

Ohjelma

Väitellyt tarjoaa karonkassa ruokaa, juomaa ja mahdollisesti myös ohjelmaa. Aluksi väitellyt toivottaa läsnäolijat tervetulleiksi ennen ruokailun aloittamista.

Puheet pidetään yleensä lämpimän ruuan jälkeen ennen kahvia. Puheiden pitämisen aloittaa väittelijä, joka kiittää ensin vastaväittäjää ja kustosta ja tämän jälkeen itse arvioimassaan tärkeysjärjestyksessä niitä henkilöitä, jotka ovat suoranaisesti auttaneet häntä väitöskirjatyön tekemisessä. Vieras siirtyy kiitosjärjestyksessä sitä kauemmas järjestyksen loppupäähän, mitä henkilökohtaisempi suhde hänellä on väitelleeseen. Näin ollen puolisoa kiitetäänkin viimeisenä. Väittelijä ei kiitä karonkassa muita läheisiään kuin puolisoaan tai puolison puuttuessa muuta todella läheistä henkilöä.

Väittelijän kiitospuheiden tulisi olla kohtuullisen lyhyitä ja ne tulisi pitää ilman papereita. Väittelijän nostaessa kiitoksensa lopuksi maljan kulloisellekin kiitoksen kohteelle tai tämän nostaessa vastapuheessaan maljan onnitellakseen väittelijää, tapahtuu se aina siten, että muut läsnäolijat eivät yhdy maljaan.

Kiitetyt vastaavat vastauspuheessa väittelijälle siinä järjestyksessä kuin väittelijä kiitti heitä, eli vastaväittelijä aloittaa vastauspuheet ja puoliso puhuu viimeisenä. Myös näiden puheiden tulisi olla melko lyhyitä.

Jälkikaronkka

Välittömästi varsinaisen karonkan jälkeen voi väittelijä pitää niin sanotun jälkikaronkan, johon hän voi kutsua laajemmin ystäviään ja sukulaisiaan. Jälkikaronkka ei ole muodollinen, eivätkä siihen päde tiukat pukeutumissäännöt. Myös ohjelma voi olla hyvin vapaamuotoista. Jälkikaronkka voi koostua muun muassa kevyen hilpeästä seurustelusta, iltapalasta, musiikista ja tanssista.