Väitös: Ei sittenkään paperinmakuinen palaveri – lomake auttaa alaista ja esimiestä ...
FM Piia Mikkolan nykysuomen alaan kuuluvassa väitöskirjassa tarkastellaan vuorovaikutuksen tutkimuksen näkökulmasta kehityskeskustelulomakkeen erilaisia käyttötapoja suomalaisissa kehityskeskusteluissa.
Kehityskeskusteluoppaissa on joskus varoiteltu siitä, että keskustelulomakkeen käyttö muuttaa kehityskeskustelun helposti ”paperinmakuiseksi” ja vähentää keskustelijoiden vuorovaikutusta.
Mikkola kuitenkin esittää tutkimuksessaan, että kehityskeskustelulomake toimii kehityskeskustelun luonnollisena rakenteena. Lomake auttaa esimiestä ja alaista kehityskeskustelun läpiviemisessä ja keskustelun jäsentämisessä vaiheisiin. Lomaketta voidaan verrata kokouksen esityslistaan.
Kehityskeskusteluoppaissa on joskus varoiteltu siitä, että keskustelulomakkeen käyttö muuttaa kehityskeskustelun helposti ”paperinmakuiseksi” ja vähentää keskustelijoiden vuorovaikutusta.
Mikkola kuitenkin esittää tutkimuksessaan, että kehityskeskustelulomake toimii kehityskeskustelun luonnollisena rakenteena. Lomake auttaa esimiestä ja alaista kehityskeskustelun läpiviemisessä ja keskustelun jäsentämisessä vaiheisiin. Lomaketta voidaan verrata kokouksen esityslistaan.
– Lomake antaa keskustelijoille keskustelurungon, jota voidaan turvallisesti seurata alusta loppuun. Kun lomakkeen kaikki kohdat on käsitelty, myös kehityskeskustelu yleensä päättyy, sanoo Vaasan yliopistossa väittelevä Mikkola. Lisäksi lomake voi auttaa erilaisten, vaikeidenkin aiheiden käsittelyä, jotka eivät ehkä muuten tulisi keskustelussa esiin.
Mikkolan tutkimuksessa keskustelulomakkeelle tunnistetaan kolme käyttötapaa. Lomake on ensinnäkin esine, jota esimies ja alainen liikuttelevat ja käsittelevät. Toiseksi lomake voidaan hahmottaa kirjalliseksi tekstiksi, johon viitataan ja josta tehdään tulkintoja. Kolmanneksi lomake on kehityskeskusteluvuorovaikutusta ohjaava agenda.
Esitäytetty lomake antaa alaiselle valtaa
Henkilöstö saattaa kokea kehityskeskustelut esimiehen hallitsemiksi tilanteiksi, joissa on vaikea tuoda esille omia näkemyksiä. Tähän asiaan voidaan vaikuttaa pohtimalla kehityskeskustelulomakkeen muotoa.
Mikkolan tutkimuksessa kävi ilmi, että keskustelijoiden käyttäessä lomaketta, joka täytettiin kehityskeskustelun aikana, esimiehellä oli enemmän valtaa ohjata ja johtaa keskustelua. Kun kehityskeskustelussa käytettiin puolestaan alaisen esitäyttämää lomaketta, esimies ei ollutkaan yhtä selvä kehityskeskustelun ohjaaja. Näissä keskusteluissa alaisilla oli paremmat mahdollisuudet tuoda esiin ja perustella omia mielipiteitään. Tutkimuksen mukaan tämä johtui siitä, että alaisilla oli yleensä ensisijainen oikeus tulkita ja selittää lomakkeeseen kirjoittamaansa tekstiä. Tekstiinsä viittaamalla alaiset pystyivät jopa ottamaan uusia keskustelunaiheita esiin.
Lomakkeesta apua kehityskeskustelun ajankäytön hallintaan?
Esimiehet saattavat tuskastua siihen, ettei kehityskeskustelulle suunniteltu aika riitä alkuunkaan. Mikkolan tutkimuksessa tuli esiin, että kehityskeskustelulomakkeen käytöllä voisi olla merkitystä myös kehityskeskustelun ajankäytön hallinnan näkökulmasta.
Tutkimusaineistossa esimiehet ja alaiset tulkitsivat lomakkeen käsittelyn, liikuttelun ja katsomisen hienovaraisiksi vihjeiksi siirtyä keskustelussa eteenpäin.
– Tämä herättää kiinnostavan kysymyksen, pystyisikö lomaketta käyttämään tietoisesti ja strategisesti kehityskeskustelun ajankäytön rajoittamiseen, Mikkola pohtii.
Harvinainen tutkimusaineisto
Mikkolan tutkimusaineisto on poikkeuksellinen, koska se sisältää aitoja videokuvattuja kehityskeskusteluluja ja niissä käytettyjä lomakkeita.
– Olen tosi iloinen, että tutkimusryhmämme pääsi kuvaamaan tällaisia arkaluontoisia tilanteita, joita on yleensä tarkasteltu vain haastattelu- ja kyselytutkimuksilla, Mikkola kertoo.
Kehityskeskustelut ovat alun perin lähtöisin Yhdysvalloista. Suomalaiseen työkulttuuriin ne vakiintuivat 1990-luvulla. Tilastokeskuksen parin vuoden takaisen selvityksen mukaan yli puolet suomalaisista palkansaajista oli osallistunut kehityskeskusteluun vuonna 2013.
Vaikka kehityskeskustelut ovat tärkeä osa useiden suomalaisten työpaikkojen johtamisjärjestelmää, kehityskeskustelujen suosiossa on näkynyt pieniä säröjä. Konsulttiyritys Accenture herätti viime vuonna huomiota ilmoittamalla luopuvansa kokonaan kehityskeskustelujen käymisestä. Kehityskeskusteluilla on puolustajansa ja vastustajansa, mutta täydellisesti toimivaa korvaavaa käytäntöä niille ei ole toistaiseksi kehitetty.
FM Piia Mikkolan nykysuomen alaan kuuluva väitöskirjatutkimus ”Teksti, agenda, artefakti: Kehityskeskustelulomakkeen erilaiset roolit kehityskeskustelujen topikaalisissa siirtymissä” tarkastetaan lauantaina 13.8.2016 klo 12 alkaen auditorio Kurténissa (Vaasan yliopiston päärakennus Tervahovi). Vastaväittäjänä tilaisuudessa toimii dosentti, KT Sanna Vehviläinen (Työterveyslaitos) ja kustoksena professori Esa Lehtinen (Vaasan yliopisto).
Lisätietoja
Piia Mikkola, p. 050 3434731, sähköposti: piia.mikkola(at)uwasa.fi
Mikkola, Piia (2016) Teksti, agenda, artefakti: Kehityskeskustelulomakkeen erilaiset roolit kehityskeskustelujen topikaalisissa siirtymissä. Acta Wasaensia 353.
Mitä mieltä olit jutusta?