Tekstivastine Oivalluksia-podcast jakso 29 Turhat työtehtävät

Tekstivastine – Oivalluksia-podcast, jakso: Turhat työtehtävät

(haastattelijana Anssi Marttinen ja vieraana professori Tomi Kallio Vaasan yliopistosta)

Miehen ääni: Oivalluksia - Vaasan yliopiston podcast.

(musiikkia)

Anssi Marttinen, intro: Minun ei pitäisi joutua tekemään tätä. Tuleeko tämä ajatus ajoittain mieleen omassa työssäsi? Kyse saattaa olla niin sanotusta turhasta työtehtävästä, eli tehtävästä, jonka ei ylipäätään pitäisi kuulua juuri sinun työroolisi, tai sellaisesta hukkatyöstä, jonka järkevyyttä ja tarkoituksenmukaisuutta sopii epäillä. Minä olen toimittaja Anssi Marttinen, ja vieraana Oivalluksia-podcastin tässä jaksossa on Vaasan yliopiston henkilöstöjohtamisen ja organisaatiokäyttäytymisen professori Tomi Kallio, joka on viime aikoina erityisesti tutkinut suorituksen johtamista. Yksi osa-alue tästä on turhat työtehtävät, jota ei tähän mennessä ole laajasti Suomessa tutkittu. Mutta nyt Kallio on tarttunut haasteeseen uudessa tutkimushankkeessa. Tervetuloa Tomi Kallio Oivalluksia-podcastin vieraaksi. 

Tomi Kallio: Kiitoksia. 

Anssi Marttinen: Tomi, olet tutkinut suorituksen johtamista ja asiantuntijatyötä. Mikä näissä kiinnostaa?

Tomi Kallio: Perinteinen työ on ehkä semmoista mieletty suorittavaksi työksi. Mutta nykyään jos ajatellaan, että missä meillä täällä kehittyneissä länsimaissa syntyy bruttokansantuotetta, niin kyllä se on yhä enemmän erilaiset palvelutehtävät, joissa on erilaisia asiantuntijarooleja. Tällainen perinteisempi suorittava työ on siirtynyt noihin halvan työvoiman maihin aika pitkälti. Toki sitä edelleen meilläkin jossain määrin on, mutta yhä enemmän meidän taloudesta kerta kaikkiaan syntyy näistä asiantuntijatehtävistä. Ja kun puhutaan asiantuntijatyöstä, niin oikeastaan kauhean mielekästä ei ole mitata silloin työaikaa, vaan paljon mielekkäämpää on mitata itse asiassa sitä, mitä ihmiset saavat aikaan, kun he tekevät työtä. Ja tämä on omaksuttu sekä yksityissektoriorganisaatioissa että julkissektorin organisaatioissa kantavaksi johtamismalliksi jo vuosia sitten. Eli tänä päivänä voidaan sanoa, että ollaan aika pitkälläkin jo suorituksen johtamismalleissa erilaisissa asiantuntijaorganisaatioissa.

Anssi Marttinen: Oletko, Tomi, omassa työssäsi törmännyt turhiin työtehtäviin? Ja mitä turhilla työtehtävillä oikein tarkoitetaan? 

Tomi Kallio: Olen törmännyt moneenkin otteeseen. Ne on aika salakavalia ilmiöitä, koska tämmöisessä asiantuntijatyössä niitä ei välttämättä ole kovin helppo erottaa. Joskus niitä on aika helppokin tunnistaa, mutta usein ne on tosiaan tämmöisiä salakavalia, että ne ui sinne muiden tehtävien joukkoon. Niitä ei tule ajatelleeksi.

Mutta itse asiassa se, minkä takia alun perin tästä kiinnostuin, tapahtui vuosia sitten, kun Turun yliopiston professorina istuin valvomassa tenttejä. Aloin miettimään, että mitähän se mahtaa maksaa Turun yliopistolle, että se käyttää professoritasoista tenttivalvontaa. Tein siitä erinäisiä laskuharjoituksia ja totesin, että luku on päätähuimaava. Tästä sitten kirposi tällainen ajatus, että samalla kun tutkin tätä asiantuntijoiden johtamista ja suoritusmittausta, niin ollaanko ajateltu sitä, että kun asiantuntijat saa työsuoritteita aikaiseksi, niin kuinka paljon niillä itse asiassa menee johonkin ihan muuhun kuin niiden varsinaisten työsuoritteiden tekemiseen.

Professorilla niitä keskeisiä ydintehtäviä on tietenkin tutkimus ja opettaminen sekä erilaiset yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tehtävät. Mutta jos mietin omaa akateemista uraani, jolla olen ollut yli 20 vuotta, niin on aivan kiistatonta, että yhä pienempi määrä työajastani kuuluu näiden aitojen ydintehtävien tekemiseen. Yhä enemmän kuuluu kaikenlaiseen raportointiin, palavereissa istumiseen, sellaisiin tehtäviin, jotka ovat salakavalia, jotka kuluttavat paljon aikaa.

Ja jotka aika usein olisivat itse asiassa jollain tavalla korvattavissa jollakin muulla tehokkaammalla toimintatavalla.

Kohtuullisen vähän on lopulta semmoisia täysin tarpeettomia työtehtäviä, jotka on helppo osoittaa.

Ja ehkä tässä se ongelma onkin, että asiantuntijat kyllä tunnistavat, että heillä on yhä vähemmän aikaa tehdä ydintyötään, mutta ei ole kovin helppo osoittaa niitä tehtäviä, joita heidän ei pitäisi tehdä.

Tässä suhteessa toi tenttivalvonta-esimerkki on ehkä vähän tämmöinen poikkeuksellinen, koska se on niin ilmeinen ja räikeä, että jos halutaan organisaation korkeinta osaamista käyttää tehtävään, jonka ihan kuka tahansa pystyisi tekemään, niin silloin eivät resurssit ole tehokkaassa käytössä. 

Anssi Marttinen: Professori ei suinkaan ole ainut, joka tekee niin sanottuja turhia työtehtäviä. Mitäs esimerkiksi lääkärit?

Tomi Kallio: No joo. Tässä voidaan todeta, että ehkäpä suinkaan ei ole ainut, joka tekee niin sanottuja turhia työtehtäviä. Suurelle yleisölle kaikista näkyvimpiä turhien työtehtävien ilmenemiä on sellaiset tehtävät, joita terveydenhuollon ammattilaiset tekevät ja joihin heidän aikansa kuluu huomattavissa määrin.

Otetaan esimerkki vaikka, joka oli hiljattain Ylellä, jossa loimaalainen terveyskeskuslääkäri kertoo, että kun hän aloitti tehtävässään 10 vuotta sitten, hän pystyi ottamaan 10-12 potilasta vastaan päivässä. Tällä hetkellä tuo luku on puolet tästä. Kymmenessä vuodessa on siis puolittunut hänen kykynsä tehdä ydintyötä eli ottaa potilaita vastaan. Mihin se aika sitten kuluu?

Se kuluu siihen, että hän joutuu täyttelemään erilaisia tietojärjestelmiä, jotka eivät kerta kaikkiaan kaikki ole lääkärin ydintyötä. Toki siellä on sellaisiakin tietojärjestelmiä, joita vain lääkäri voi ja joita lääkärin kuuluu täyttää.

Mutta jotain hämmentävää on tapahtunut, jos kymmenessä vuodessa lääkärin työajasta puolet vähemmän kuluu potilaiden vastaanottamiseen. Me varmaan kaikki, jotka ollaan joskus jouduttu lääkärissä käymään. ollaan törmätty siihen, että me joudutaan a) odottamaan hyvin pitkälle lääkäriin pääsyä ja b) että kun me sitten nähdään se lääkäri, niin hän koko ajan näpyttelee siinä jotain. Ja tämä on ilmenemä siitä, että lääkäri tekee jotain muuta siinä samalla ja se potilastyö ei ole välttämättä kovin tehokasta.

Anssi Marttinen: Erittäin mielenkiintoinen esimerkki tehtävistä, joita hoitaa väärä henkilö kalliisti ja tehottomasti. Mitäs tutkimus sanoo tästä asiasta?

Tomi Kallio: No tutkimus tietää sanoa tästä asiasta aika paljonkin. Sitä tutkimusta on kuitenkin toistaiseksi tehty ennen kaikkea työ- ja organisaatiopsykologian näkökulmasta. Eli on tutkittu sitä, että miten nämä turhat työtehtävät vaikuttavat näihin ammattilaisiin. Ja me tiedetään, että turhien työtehtävien teettäminen vähentää näiden asiantuntijoiden työmotivaatiota. Ja lisää heidän todennäköisyyttään vaihtaa pois organisaatiosta. Eli me tiedetään, että vaikkapa uuden lääkärin löytäminen voi olla todella vaikeaa.

Tai jos professori lähtee, niin se on puolentoista vuoden rekrytointiprosessi, joka maksaa valtavasti rahaa ja asiantuntijatyötä, kun näitä tehtäviä täytetään. Ja sillä tavalla henkilöstön vaihtuvuus on erittäin negatiivinen asia. Se, mitä tutkimus toistaiseksi ei ole niinkään tarkastellut, on se, mihin meidän tutkimushankkeessa sitten fokusoidutaan.

Eli me olemme kiinnostuneita siitä, minkälaisia organisatorisia seurauksia näillä asioilla on. Eli kuinka paljon esimerkiksi kustannuksia sitten syntyy, kun henkilöstöä siirtyy muihin tehtäviin ja sitä joudutaan rekrytoimaan tilalle. Tai kun sitten se lääkäri voi ottaa vain puolet vähemmän potilaita vastaan kuin aikaisemmin.

Nämä ovat tieteellisesti ilmaistuna transaktiokuluja, jotka syntyvät siitä, että ydinprosesseissa organisaatiot joutuvat käyttämään resursseja. Ja jos yhden potilaan vastaanottamiseen joudutaan käyttämään enemmän resursseja kuin aikaisemmin, transaktiokustannukset ovat nousseet.

Ja tämä on tietysti erittäin akuutti kysymys, erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollossa, jossa meillä on valtava resurssipula. Mutta sosiaali- ja terveydenhuolto on vain jäävuoren huippu. Organisaatioissa kuten puolustusvoimissa, poliisissa, yliopistoissa, palo- ja pelastustoimessa on epäilemättä hyvin paljon sellaisia tehtäviä myös, jotka kuormittavat sitä osaamista ja sitä resursseja niissä organisaatioissa.

Aika siihen ydintyöhön vähenee entisestään. Aihepiirin kirjallisuudessa turhat työtehtävät, jotka englanniksi ovat illegitimate tasks voidaan jakaa kahteen eri luokkaan. On toisaalta kohtuuttomat työtehtävät, joka on englanniksi unreasonable tasks. Ne on tehtäviä, jotka ovat organisaatiolle tärkeitä, mutta joita tekee joku väärä henkilö. Esimerkiksi jos professori valvoo tenttejä, niin organisaation resurssit eivät ole tehokkaassa käytössä. Ja me tiedetään erittäin hyvin olemassa olevan tutkimuksen pohjalta, että kun asiantuntijat joutuvat tekemään näitä kohtuuttomia työtehtäviä, se vaikuttaa negatiivisesti heidän työmotivaatioonsa ja aiheuttaa heille työstressiä.

Toinen luokka näiden turhien työtehtävien alla on tämmöiset unnecessary tasks, eli tehtävät, jotka voitaisiin kääntää suomeksi täysin tarpeettomiksi. Ne on työtehtäviä, joita organisaatiossa ei pitäisi olla lainkaan, jotka eivät oikeastaan tuota sen organisaation kannalta yhtään mitään hyödyllistä. Tällaisia tehtäviä on usein paljon vaikeampi tunnistaa. Meillä on esimerkiksi paljon erilaisia raportointitehtäviä, jotka johtaa semmosiin tietokokonaisuuksiin, joita kukaan ei välttämättä koskaan käytä. Ja vaikka se veisi vain tunnin vuodessa asiantuntijalta sen raportointitehtävän tekeminen, niin jos vaikka yliopistoorganisaatiossa niitä tekee tuhat ihmistä, niin siinä on melkein yhden henkilön työvuoden kokonaistyöpanos, joka on haaskattu näihin.

Mä luulen, että aika monet ihmiset tunnistaa omissa organisaatioissaan erinäisiä tämmöisiä täysin tarpeettomia työtehtäviä, mutta niiden identifiointi on usein paljon vaikeampaa. On esimerkiksi paljon helpompi sanoa, että lääkärin työaika menee hukkaan, jos hän tekee työtä, jonka sihteeri pystyisi tekemään. Mutta erinäiset tämmöiset täysin tarpeettomat työtehtävät on usein hautautunut niihin organisaation prosesseihin sillä tavalla, että me ei kyetä niitä välttämättä tunnistamaan. 

Anssi: Tomi, mitä tälle oikein pitäisi tehdä? Pitäisikö julkishallintoon palkata leegio sihteereitä?

Tomi: Ei ehkä tarvi palkata leegiota sihteereitä, mutta silloin kun julkishallinnon organisaatiot esimerkiksi päättävät luopua tietyistä avustavista tehtävistä, osastosihteerit tai amanuenssit ja siirtää ne sitten asiantuntijoiden itse tehtäväksi, se saattaa näyttäytyä asialta, että tässähän säästetään. Mutta todellisuudessa siinä syntyy vain lisää kustannuksia. Jos puhumme työtehtävistä, joita organisaatiossa täytyy todella tehdä, ne tekisi tehokkaimmin henkilö, joka on erikoistunut niiden tekemiseen.

Jos lääkäri, professori tai joku muu korkeasti koulutettu asiantuntija tekee jotain tehtävää yhden tai kaksi kertaa vuodessa, hänellä menee pitkä aika siinä, kun hän miettii, että hetkinen, miten tämä tehtiinkään taas. Tässä kohtaa se sihteeri, joka voisi erikoistua tällaisten työtehtävien tekemiseen, teki sen pienemmällä palkalla ja huomattavasti nopeammin. Ja ennen kaikkea se myös säästäisi niitä asiantuntijoita tekemään sellaista työtä, johon he ovat motivoituneita, eivätkä kyseenalaistaisi sillä tavalla heidän asiantuntemustaan.

Itse asiassa tämän kaiken ajattelun tausta voidaan löytää aina Adam Smithistä lähtien ja hänen klassisista ajatuksistaan työnjaosta. Tämä on itse asiassa meidän vallitsevan ajattelumallin aivan ydin, jonka ympärille meidän nykyinen talousjärjestelmä on rakentunut.

Adam Smith esitti jo 300 vuotta sitten ajatuksia siitä, kuinka organisaatio toimii tehokkaasti.

Hänen klassinen esimerkkinsä on nuppineulatehdas, jossa hän tarkasteli sitä, kuinka nuppineuloja tehdään. Hän havaitsi siinä työvaiheita ja totesi, että jos yksittäiset käsityöläiset tekee nuppineuloja alusta loppuun jokaisen vaiheen, he eivät pysty välttämättä tekemään niitä kuin muutamia kymmeniä päivässä.

Sen sijaan, jos jokainen näistä työntekijöistä erikoistuu omaan tiettyyn erityisvaiheeseensa tässä nuppineulan teossa, niin nuppineuloja voi syntyä jopa kymmeniä tuhansia päivässä.

Ja tämän ajatuksen Smith laajensi aina kansakuntiin asti. Ja tätähän me nähdään tänä päivänä. Meidän vaatteet, monet meidän kulutustarvikkeista tehdään tänä päivänä halvan työvoiman maissa, jossa sitä on tehokkainta tehdä. Täällä kalliin työvoiman maissa, kuten länsimaissa ja pohjoismaissa, meillä tehdään enemmän tätä asiantuntijatyötä, koska se on sitten sellaista, mitä ei pystytä niissä kehittyvissä maissa vielä tekemään.

Eli ajatellen tätä Adam Smithin 1776 esittämää ajatusta. Meidän oikeastaan pitäisi löytää meidän asiantuntijaorganisaatioissa uudelleen työnjako.

Se, että hallintotyötä tekevä henkilökunta on vähennetty minimiin, ei suinkaan tarkoita, että organisaatio toimisi tehokkaammin, vaan sitä, että asiantuntijatyöntekijät tekee niitä hallinnollisia projekteja ja prosesseja paljon korkeammilla kustannuksilla ja paljon tehottomammin.

Eli ne ratkaisukeinot monessa tapauksessa löytyisivät tuolta jo aivan Adam Smithin ajoista lähtien.

Anssi Marttinen: Minä olen toimittaja Anssi Marttinen ja vieraana Oivalluksia podcastin tässä jaksossa on Vaasan yliopiston henkilöstöjohtamisen ja organisaatiokäyttäytymisen professori Tomi Kallio, joka on viime aikoina erityisesti tutkinut suorituksen johtamista. Yksi osa-alue tästä on turhat työtehtävät,

Tomi Kallio, tänä päivänä netti on täynnä ohjeita siitä, miten pärjätä tai karsia turhia työtehtäviä. Mitä ajattelet näistä ohjeista?

Tomi Kallio: Joo, mä oon itsekin näitä, kun olen aihepiiriä tutkinut, niin käynyt läpi ja täytyy sanoa, että siellä on ihan hyviä vinkkejä. Eli kyllähän mäkin esimerkiksi professorina, kun mä koulutan uusia jatko-opiskelijoita ja omia post-doc'eja akateemiselle uralle, niin usein tulee sanottua, että tämä on muuten sellainen tehtävä, joka ei ole ehkä ihan niin tärkeä, että ei kannata panostaa niin paljon siihen. Ja tämähän on yksi sellainen asia, joka toistuu tyypillisesti tuolla netin näissä self-help-oppaissa. Eli erota toisistaan olennaiset ja epäolennaiset työtehtävät ja tee niitä epäolennaisia sitten vähän kevyemmin ja laita paukut niihin olennaisiin.

Mutta nyt jos me sitten ajatellaan organisaatiotasolla tätä ilmiötä, niin siellähän ei nämä netin self-helpit välttämättä auta, vaan kyse on siitä, että kyllä organisaation johdon ja erityisesti henkilöstövoimavarojen johtamisen avulla pitäisi kyetä tunnistamaan tehtävät, mitkä organisaatiossa on ydinprosesseja ja kenen pitäisi mitäkin tehdä.

Edelleen pitäisi myös miettiä sitä tarkkaan, että mitä kaikkea organisaatiossa todella kuuluu tehdä ja pyrkiä karsimaan niitä turhia työtehtäviä pois. Ja näiden täysin turhien työtehtävien ohella on tosiaan tärkeää miettiä sitten sitä, että mitä tehtäviä tekee asiantuntijat ja mitä tehtäviä voisi tehdä hallintohenkilöstö.

Anssi Marttinen: Pystyykö yksittäinen ihminen sitten tekemään mitään turhiksi kokemilleen työtehtäville?

Tomi Kallio: No yksittäinen ihminen tietysti pystyy miettimään omalta kohdaltaan, että mitkä on niitä ydintehtäviä, että mihin kannattaa yrittää sitä omaa aikaa sijoittaa ja mitä sitten...

...yrittää tehdä vähemmän. Meillä ainakin asiantuntijaorganisaatiossa tulee niin paljon erilaisia syötteitä joka suunnasta tänä päivänä, että kaikki joutuu luonnostaankin tätä tekemään. Eli miettimään, että mihin palaveriin osallistun ja mihin en.

Anssi Marttinen: Mutta mitä sitten henkilö, joka tunnistaa mielestään työtehtäviä, joita tehdään tehottomasti tai joita ei pitäisi tehdä organisaatiossa ollenkaan voi tehdä?

Tomi Kallio: Ensimmäinen asia on kertoa siitä omalle esimiehelleen. Jos se esimies ymmärtää tämän asian, niin hän ehkä tekee sille jotain.

Hyvin useinhan toki käy niin, että se tulee hieman bumerangina takaisin, koska organisaatioissa on tietynlainen toimintalogiikka ja se valitettavan usein on se, että ei olla kauhean responsiivisia, kun kyseenalaistetaan sitä, että täytyykö tämä nyt sitten tehdä.

Jos ajatellaan vielä pidemmälle meneviä ratkaisuja, jos on yritetty vähentää omalta kohdalta niitä työtehtäviä, jotka ei tunnu mielekkäältä ja on kerrottu siitä omalle esimiehelle ja on laitettu vaikka alotelaatikkoon aloite siitä, että tarvitseeko tätä nyt tehdä tai onko mielekästä, että todella tällaisella koulutuksella oleva henkilö tekee tällaista rutiinitehtävää, niin kyllä siinä sitten tietysti kannattaa miettiä myös, että kannattaako hakeutua jonnekin muualle töihin.

Tiedän itse esimerkkejä siitä, kuinka ihmiset ovat hakeutuneet muihin töihin sen takia, että eivät koe nykyisen työnantajansa piirissä voimansa keskittyä riittävästi omaan asiantuntijuusalansa ja omiin ydintehtäviinsä.

Anssi Marttinen: Tomi Kallio, olet tarttunut tähän turhien työtehtävien aiheeseen. Kerrotko lähemmin alkavasta tutkimuksestanne?

Tomi Kallio: Joo, me saatiin Liikesivistysrahastolta kaksivuotinen rahoitus tälle hankkeelle ja tarkoitus on tähän palkata väitöskirjatutkija,itten käyttää myös postdoc-tutkijan työpanosta sen lisäksi, että tosiaan itse teen tätä.

Se, millä tavalla meidän hanke on uutuusarvoinen, on, että kuten aikaisemmin totesin, niin näitä turhia työtehtäviä on usein tutkittu työpsykologian näkökulmasta, ja mietitty sitä, miten se vaikuttaa asiantuntijoiden työstressiin ja työmotivaatioon. Meillä on kuitenkin tarkoituksena tarkastella organisaation näkökulmasta ja miettiä, millaisia kustannuksia organisaatioille aiheuttaa se, että kallispalkkaiset asiantuntijat tekee avustavia työtehtäviä tai että organisaatioissa tehdään kokonaan tarpeettomia työtehtäviä.

Kunnianhimoinen ajatus olisi edelleen se, että me pyrittäisiin jossain määrin myös mittaamaan näitä meidän esimerkkiorganisaatioiden kautta ja esittämään sitten jonkinlaisia arvioita, että mitä tämä tarkoittaa organisaatiotasolla ja mitä se tarkoittaa laajemmin meidän yhteiskunnan tasolla.

Mä pystyn nyt jo alustavasti sanomaan, että me puhutaan hurjasta mittaluokasta, kuinka paljon me käytetään työresursseja huonosti sosiaali- ja terveydenhuollossa, yliopistoissa, mutta mä en pysty esittämään mitään tarkkoja lukuja.

Nyt kun puhutaan sitten vielä yhteiskunnassa, jossa meillä on esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollossa paljon resurssipulaa, niin mä uskallan väittää, että kun mietitään näitä turhia työtehtäviä, niin me voidaan löytää itse asiassa paljonkin ratkaisuja ilman, että meidän tarvitsee välttämättä allokoida lisää taloudellisia resursseja näiden palveluiden tuottamiseen.

Anssi Marttinen: Minä olen toimittaja Anssi Marttinen ja vieraana Oivalluksia podcastin tässä jaksossa oli Vaasan yliopiston henkilöstöjohtamisen ja organisaatiokäyttäytymisen professori Tomi Kallio, joka on viime aikoina erityisesti tutkinut suorituksen johtamista.

Ja yksi osa-alue tästä on turhat työtehtävät, jota ei tähän mennessä ole laajasti Suomessa tutkittu, mutta nyt Kallio on tarttunut haasteeseen uudessa tutkimushankkeessa.

Tomi Kallio, kiitoksia vierailusta ja oikein mukavaa jatkoa sinulle. 

Tomi Kallio: Kiitos paljon. 

Miehen ääni: Oivalluksia. Vaasan yliopiston podcast.