Henkilöstövahvuuden muutokset myllertävät nyt työpaikoilla

Uusi julkaisu, Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen, antaakin suuntaviivoja ja suosituksia aiheesta yritysten johdolle.

– Nyt, jos koskaan, yrityksillä on tarvetta hoitaa henkilöstövähennykset hyvin. Paras ratkaisu on hoitaa niitä lomautuksilla, jos voidaan odottaa toiminnan palautumista muutamien kuukausien ajanjaksolla. Ellei voida, jäljelle jää irtisanominen niin asiallisesti kuin mahdollista, kohdellen ihmisiä arvostaen ja inhimillisesti, sanoo henkilöstöjohtamisen professori Riitta Viitala Vaasan yliopistosta.

Henkilöstövahvuuden muutoksia hoidetaan usein hajanaisesti, kiireessä ja huolimattomasti. Tämä kävi ilmi vuoden vaihteessa päättyneen, Vaasan yliopiston HELLO-hankkeen tuloksista. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa tutkittiin henkilöstövahvuuden muutoksia johtamisen näkökulmasta kunnissa ja yrityksissä.

– Nykyisessä poikkeustilanteessa saattaa tuntua toisarvoiselta miettiä lomautusten tai vähennysten toteuttamisen tapaa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että tilanteen normalisoituessa vahvimmassa asemassa ovat ne yritykset, jotka ovat säilyttäneet henkilöstönsä luottamuksen ja hyvä työnantajamaineen. Vastuullisuutta tilanteen hoitamisessa voi toteuttaa huolehtimalla oikeudenmukaisuudesta esimerkiksi toimimalla johdonmukaisesti sekä perustelemalla päätökset avoimesti, rehellisesti ja arvostavalla tavalla, sanoo hankkeen toinen vetäjä, FT Anu Hakonen.

Suunnittelua ja kuuntelua

Henkilöstövahvuuden muutoksen huono hoitaminen voi näkyä organisaatiolle kielteisinä ja pitkäaikaisina seurauksina. Säästöjen ohella saatetaan silloin saada tulokseksi epäoikeudenmukaisuuden kokemuksia, sitoutumisen heikkenemistä, työhyvinvoinnin rapautumista ja ei-toivottuja irtisanoutumisia.

Parempaan lopputulokseen voidaan päästä ennakoinnilla ja suunnittelulla. Onnistumista varmistaa se, että määritellään arvot ja kriteerit, joita prosessissa tullaan noudattamaan.

– Tavoitteena tulee olla se, että tehtävistä pois tai toisiin tehtäviin siirtyvä henkilö voi kokea tulleensa kuulluksi, saaneensa järjellisen selityksen päätökselle ja kohdanneensa arvostavaa suhtautumista. Parhaassa tapauksessa hän on valmis tulemaan tarvittaessa töihin takaisin, muistuttaa Viitala.

Viitalan mukaan on myös tärkeää, että jäljelle jäävätkin kokevat, että tilanne hoidetaan fiksusti ja oikeudenmukaisesti. Toiminnalle välttämätön osaaminen on turvattava ja ihmisillä tulee olla mahdollisuus selviytyä tehtävistä järkevillä työnkuvilla ja työajoilla.

Ehdotuksia yritysten johdolle

HELLO-hankkeen tutkimustulosten perusteella tiivistettiin myös henkilöstövahvuuden muutosten käskyt. Ne ovat osittain sovellettavissa myös tämän hetkiseen tilanteeseen, jolloin henkilöstövähennyksiä ei ole voitu ennakoida. Tutkijat kokosivatkin koronaongelmissa pyristelevien yritysten johdolle muutamia suosituksia:

• Kertokaa rehellisesti yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja linjauksistanne, joiden avulla aiotte varmistaa yrityksen taloudellisen kestokyvyn ja toiminnan sujuvuuden. Käykää asiasta avointa keskustelua henkilöstön kanssa. Selitystä ja perusteluja ei yleensä ole liikaa. Parhaiten selviävät ne yritykset, joissa henkilöstö kokee olevansa samassa veneessä ja ajattelee selviytyvänsä yhteisin ponnistuksin. Tätä ei kuitenkaan saa syntymään pelkällä retoriikalla, vaan tarvitaan aitoa tahtoa pitää porukka kasassa yhteisessä taistelussa. Jos johto ajattelee ja sanoo, että haluaa pitää pitkällä jänteellä väestään kiinni, se vähentää epävarmuutta ratkaisevasti. Lomautus koetaan sinänsä jo viestiksi siitä, että ihmiset halutaan takaisin, kun tilanne helpottaa. Sitä kannattaa vahvistaa kertomalla asia myös sanoin.

• Osallistakaa henkilöstöä henkilöstövähennysten ja siirtojen suunnitteluun niin paljon kuin mahdollista. Usein paras tieto osaamisen ja työpanoksen tarpeesta on siellä, missä työ tapahtuu. Jos henkilöstö voi olla itse määrittelemässä periaatteita, joilla henkilöstövahvuuden muutoksia hoidetaan, ne helpommin nähdään oikeudenmukaisina. Tekijöillä itsellään on monesti myös toimivia ideoita prosessien ja käytäntöjen tehostamiseen tai uudenlaiseen toteuttamiseen. Jos henkilöstö kokee voivansa vaikuttaa edes jossain määrin työtään ja työpaikkaansa koskeviin muutoksiin, se sitouttaa ja vähentää epävarmuutta.
  
  
• Valitkaa juuri teidän yritykseenne soveltuvat menettelytavat. Viestintä, osallistaminen ja oikeudenmukaiset menettelytavat ovat tarpeen jokaisessa muutoksessa. Niitä voi kuitenkin toteuttaa monin tavoin. Kannattaakin etsiä juuri omaan yritykseen sopivimmat tavat ja tyylit. Toisilta matkiminen johtaa helposti käytäntöihin, jotka eivät aja asiaansa. Joskus poikkeaminen valtavirrasta on pitkällä tähtäimellä fiksuin ratkaisu.
  
  
• Huolehtikaa esimiehistä. Esimiehillä on keskeinen rooli siinä, että henkilöstövahvuuden muutokset saadaan hoidettua tehokkaasti ja inhimillisesti. Varmistukaa, että he kuulevat hyvissä ajoin kaiken mahdollisen tiedon muutoksesta, saavat käytännöllistä apua ja neuvoja asioiden hoitamiseen sekä hyviä materiaaleja ja välineitä. Ottakaa heidät aktiivisesti mukaan henkilöstövahvuuden muutosten ja niiden aiheuttamien muutosten suunnitteluun. Sitoutuneet esimiehet ovat aina, mutta erityisesti kriisitilanteissa, korvaamaton voimavara yritykselle.
  
  
• Ymmärtäkää ihmisten tunteita ja reaktioita. Tällä hetkellä ilmassa on monenlaisia pelkoja: pelkoja terveydestä, elannosta ja voimavarojen riittävyydestä muuttuneissa sosiaalisissa ympyröissä. Työpaikoillakin ihmiset reagoivat eri tavoin ja tarvitsevat eri tavoin tukea. Tärkeitä tuen lähteitä ovat esimiehet ja kollegat. Yhteisöllisyyden vahvistaminen kaikin keinoin ja etäyhteyksienkin päästä on nyt tärkeää.
  
  
• Kehukaa, kiittäkää ja valakaa uskoa niiden keskuudessa, jotka tekevät työtä muuttuneissa olosuhteissa. Kovien paineiden alla on tärkeää tulla huomatuksi ja saada kuulla, että tekee hyvää ja arvokasta työpanosta.

Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen

Hankkeen havainnot, tulokset ja käskyt koottiin kirjaan Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen, joka on vapaasti ladattavissa Vaasan yliopiston avoimesta julkaisuarkistosta.

Hakonen, Anu; Viitala, Riitta & Kääntä, Liisa (toim.) (2020) Ikkunoita henkilöstövahvuuden muutokseen. Vaasan yliopiston raportteja 15. Vaasan yliopisto 2020.

Julkaisun pdf: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-476-902-0

Kirjan kirjoittajina on sekä tutkijoita että henkilöstövahvuuden muutosten parissa toimineita asiantuntijoita ja ammattilaisia, jotka ovat tavalla tai toisella olleet mukana tarkastelemassa henkilöstövahvuuden muutoksia eri kokoisissa yrityksissä ja erilaisissa tilanteissa. Hankkeen vetäjinä toimivat professori Riitta Viitala ja FT Anu Hakonen.

Lisätiedot

Riitta Viitala, professori, Vaasan yliopisto, puh. 029 449 8431, riitta.viitala(at)uwasa.fi