Maailmanlaajuinen pandemia hajautti työyhteisöt – ratkaisuja kaivattiin kipeästi hyvinvoinnin ja etätyön johtamisen tukemiseen
Poikkeustilannetta ja pakotettua etätyötä pidettiin väliaikaisena ilmiönä, jonka kestoa saatettiin vain arvailla. Sillä katsottiin kuitenkin olevan kauaskantoisia vaikutuksia työelämään. Vastauksena epävarmaan ja hämmentävään tilanteeseen lanseerattiin Vaasan yliopiston LEADIS-hanke, joka tarjosi tutkimukseen perustuvaa tietoa ja ratkaisuja etätyön hallintaan ja johtamiseen hajaantuneissa organisaatioissa.
– Keskiössä oli tukea organisaatioiden kilpailuetua ja inhimillistä pääomaa keskittymällä siihen, kuinka edistää etätyöntekijöiden hyvinvointia ja suoriutumista kolmella johtamisen tasolla: organisaation käytännöt ja menettelytavat, esihenkilötyö ja itsensä johtaminen, sanoo henkilöstöjohtamisen professori Liisa Mäkelä.
Etätyötä koskeva tieto oli vanhentunutta, kun pandemia ja sosiaalisen etäisyyden tarve muuttivat etätyön tekemisen kontekstia. Sekä johtajat että työntekijät tarvitsivat välitöntä tietoa ja ratkaisuja.
Työnteon tahti kiristyi, etätapaamiset tiimin kanssa tärkeitä
LEADIS-hankkeessa kerättiin tietoa kuudesta yrityksestä ja alueellisten ammattiliittojärjestöjen kautta sekä digitaalisten työkalujen ja palvelujen tarjoajilta. Kyselytutkimuksiin osallistui erityisesti etätyötä tekeviä työntekijöitä ja heidän esihenkilöitään mutta myös organisaatioiden ylempää johtoa. Tavoitteena oli lisätä tietoa nopeasti muuttuneesta tilanteesta, sen haasteista ja siitä, millaisia onnistuneita toimintamalleja sekä työntekijät yksilöinä, työyhteisöinä ja organisaation käytänteiden tasolla olivat onnistuneet luomaan. Palvelujen tarjoajilta kartoitettiin näkemyksiä ja kokemuksia erilaisista ratkaisusta etätyön tekemiseen ja johtamiseen.
– Tulokset osoittivat, että etätyöntekijöiden suoriutuminen ja tehokkuus olivat hyvällä tasolla, mutta heidän hyvinvointinsa heikkeni tilanteen pitkittyessä, Mäkelä kertoo.
Hankkeessa tunnistettiin etätyön riskitekijöitä, joita olivat muun muassa riittämättömät toimintatavat ja käytännöt tiedon jakamiseksi ja yhteistyön tekemiseksi digitaalisessa työympäristössä, riittämättömät taidot ja tiedot digitaalisista työkaluista sekä työnteon tahdin kiristyminen.
– Löysimme kuitenkin etätyöstä myös positiivisia puolia. Niitä olivat esimerkiksi muutosorientoitunut ja tukea antava johtamistapa sekä säännölliset tapaamiset tiimin kanssa. Tapaamisissa oli tärkeää pitää kameraa ainakin osan ajasta päällä, jolloin työkavereiden tapaaminen tuntui luontevammalta.
– Etätyötä tukevina asioina nostettiin esiin myös epävirallinen viestintä, itsensä johtamisen taidot ja käytännön tuki etätyölle eli esimerkiksi erilliset isommat näytöt, ergonomiset työtuolit ja digitaalisten työkalujen saatavuus ja koulutus, Mäkelä jatkaa.
Kaikki osallistuneet organisaatiot saivat kattavat raportit tutkimustuloksista ja parannusehdotuksista. LEADIS järjesti lisäksi kaksi työpajaa, joissa yritysten edustajat ja asiantuntijat etätyön palveluita ja työkaluja tarjoavista organisaatioista jakoivat parhaita käytäntöjä ja innovoivat etätyön tulevaisuuden ratkaisuja.
Työelämä tarvitsi tietoa välittömästi
LEADIS tarjosi uutta tietoa ja ehdotuksia liittyen pakolliseen etätyöhön ja sen hallintaan kriisin ja maailmanlaajuisen pandemian aiheuttaman suuren epävarmuuden vallitessa. LEADIS lisäsi tietoisuutta ja tietämystä pakotetusta etätyöstä, siihen liittyvistä riskeistä ja onnistumistekijöistä sekä käytettävissä olevista digitaalisista työkaluista.
LEADIS lanseerasi kaikille avoimen sivuston ”Etätyökompassi”, joka kokosi yhteen tärkeää ja ajankohtaista tietoa etätyön tuloksellisesta johtamisesta.
– Heti etätyötutkimuksemme alusta asti tiedostimme sen, että keräämämme tietoa tarvitaan työelämässä välittömästi. Ryhdyimme hyvin nopealla aikataululla tuottamaan tietoiskuja aineistoomme pohjautuen ja julkaisemaan niitä blogiteksteinä ja erilaisina raportteina, kertoo Mäkelä.
Mäkelä kertoo, että tiimi pyrkii levittämään tietoa mahdollisimman laajan yleisön hyödynnettäväksi käyttämällä sosiaalista mediaa. Blogi laajeni puolestaan nopeasti etätyön tietopankki Etätyökompassiksi. Sivustolla on ollut muun muassa vinkkejä ja parhaita käytänteitä työntekijälle ja työnantajalle jakava etätyötietopankki, tiedeblogi tutkimus-, asiantuntija- ja vieraskynineen, tutkimusraportteja sekä tiedeartikkeleja. Professori Liisa Mäkelä ja LEADIS-tiimi nimitettiin Vaasan yliopiston vuoden tiedeviestijöiksi (2021). Palkinto myönnettiin kiitoksena ansiokkaasta tieteen yleistajuistamisesta ja aktiivisesta osallistumisesta yhteiskunnalliseen keskusteluun.
Etä- ja lähityön yhdistämisestä tuli uusi normaali – LEADIS laajeni tutkimusohjelmaksi
Hankkeen tutkimustulokset ovat tuoneet merkittäviä etuja yrityksille ja työntekijöille lisäämällä tietoisuutta hyvinvointiin ja työn johtamiseen liittyvistä asioista.
– Tulokset osoittavat, että etätyön ja hybridityön johtamisessa on huomattavia puutteita. Niiden vuoksi tulevaisuudessa tarvitaan ratkaisuja, joissa hyödynnetään eri lähteistä kerättävää tietoa, jonka avulla voidaan seurata työturvallisuutta, tilojen käyttöastetta ja hajautettua työtä. Erilaisten koneoppimismallien, esimerkiksi puheen- tekstin-, yhteydenpitokanavien analyysien avulla voidaan myös edistää tiimiläisten keskinäistä vuorovaikutusta.
– Etätyöjakso on opettanut paljon, mitä kaikkea verkkovälitteisesti voidaankaan tehdä, ja uskon, että niin sanottuun vanhaan normaaliin ei ole paluuta – mikä on oikein hyvä asia, Mäkelä sanoo.
Hankkeen ulkoisina rahoittajina olivat Työsuojelurahasto ja Business Finland.
LEADIS-hanke on sittemmin laajentunut tutkimusohjelmaksi, jossa tutkitaan etä- ja lähityön yhdistämistä erilaisista näkökulmista. Parhaillaan on käynnissä kolme hanketta: ”Kriisien hybrideiksi hajauttamat työyhteisöt – miten uudet työntekijät pääsevät osaksi niitä?”, ”Selviytymisestä uudistumiseen: Oppimisen ja innovoinnin johtaminen työpaikan kriisissä (Uudis)” sekä ”Johtajuus etä- ja hybridityössä: esihenkilön ja alaisten välisten vuorovaikutussuhteiden kehittyminen ja yhteys työhyvinvointiin ja tulokselliseen työhön”. Hankkeista löydät lisätietoa sivuilta: https://sites.uwasa.fi/etatyokompassi/tutkimusprojektit/