Hallinnon työprosessit tehostuivat
Vaasan yliopiston ja Certian yhteinen kehitysprojekti sujuvoitti Vaasan yliopiston talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja, vapautti resursseja ydintoimintaan sekä tehosti työtä.
Lähtölaukaus kehitysprojektille oli yliopiston palveluorganisaation uudistus, joka toteutettiin vuonna 2016. Tuolloin tunnistettiin useita kehittämiskohteita, joita tämän vuoden alusta alkaen on ryhdytty systemaattisesti viemään eteenpäin.
– Haluamme kehittää palveluitamme enemmän lisäarvon tuottamiseen. Tutkijan pitää saada tutkia, opettajan opettaa, ja yliopistopalvelut hoitavat hallinnolliset tehtävät. Prosesseista palveluihin -hankkeessa kysyimme palveluiden käyttäjiltä kehitysehdotuksia. Tällä polulla nyt kuljetaan – tarkoituksena on saada enemmän hallinnon aikaa asiakkaidemme käyttöön, sanoo yliopiston talousjohtaja Marko Ylimäki.
Rohkeus kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä
Certian toimitusjohtaja Ulla Laalo kehuu Vaasan yliopistoa rohkeasta lähestymisestä ja asenteesta kehitysprojektissa.
– On hienoa, että Vaasan yliopistolla on rohkeutta ja uskallusta ajatella asioita uudella tavalla sekä kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja prosesseja. Juuri yliopistojen, joissa on paljon osaamista ja ollaan monella saralla eturintamassa, tulisi myös olla tiennäyttäjinä hallinnon prosessien kehittämisessä sekä uusien modernien työkalujen käyttöönottajana.
Kehittämistoimenpiteitä toteutettiin sekä talous- että henkilöstöhallinnon prosesseihin. Tehdyillä toimenpiteillä on selkeä ja suuri vaikutus hallinnon sujuvuuteen ja resurssien vapauttamiseen. Taloushallinnon kehityskohteita oli ostotoiminnoissa, kirjanpidossa ja matkahallinnossa. Henkilöstöhallinnon kehityskohteita olivat muun muassa yliopiston ja Certian työnjaon selkeyttäminen sekä palkkioprosessin yksinkertaistaminen.
Ulla Laalo ja Marko Ylimäki ovat tyytyväisiä projektin lopputulokseen.
– Projektin tavoite oli rikkoa hallitusti ja rakentavasti vanhoja käytänteitä ja byrokratiaa sekä ottaa aidosti käyttöön nykyteknologian luomat automaation ja tehostamisen mahdollisuudet. Tavoite saavutettiin, ja sen varmisti vahva ylimmän johdon tuki. Vaasan yliopiston rehtorista lähtien henkilökunta oli valmis uudistamaan toimintaa ohjaavia sääntöjä. Muutosten ansiosta Vaasan yliopiston hallinnon prosessit ovat nyt toimialan kärkiluokkaa.
Lisätietoja:
Toimitusjohtaja Ulla Laalo, ulla.laalo(at)certia.fi, p. 040 7255 174
Talousjohtaja Marko Ylimäki, marko.ylimaki(at)uwasa.fi, p. 029 449 8209
Mitä mieltä olit jutusta?