Turhat työtehtävät harmittavat ja käyvät kalliiksi

Oivalluksia-podcast: Turhat työtehtävät

Oivalluksia-podcastin tuoreessa jaksossa puhutaan turhista työtehtävistä: mitä ne ovat, miten ne vaikuttavat työntekijöihin ja organisaatioihin, miten niitä voidaan vähentää työpaikoilla ja kenelle vastuu niiden vähentämisestä kuuluu.

Professori Tomi Kallio luokittelee turhat työtehtävät sellaisiin tehtäviin, jotka eivät kuulu työntekijän varsinaiseen rooliin ja joita joku toinen voisi hoitaa paremmin ja kustannustehokkaammin, sekä varsinaiseen hukkatyöhon, eli tarpeettomiin tehtäviin, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa organisaatiolle.

Esimerkkinä ensimmäisestä hän ottaa julkishallinnon ja yliopistojen asiantuntijat, eli vaikkapa lääkärit ja professorit, jotka tekevät työajallaan avustavia hallinnollisia töitä.

– Jos julkishallinnon organisaatiot esimerkiksi päättävät luopua tietyistä avustavista tehtävistä, kuten osastosihteerit tai amanuenssit, ja siirtää ne sitten asiantuntijoiden itse tehtäväksi, se saattaa näyttäytyä siltä, että tässähän säästetään. Mutta todellisuudessa syntyy vain lisää kustannuksia. Jos puhumme työtehtävistä, joita organisaatiossa täytyy todella tehdä, ne tekisi tehokkaammin, eli pienemällä palkalla ja huomattavasti nopeammin, henkilö, joka on erikoistunut niiden tekemiseen, sanoo Kallio.

Hukkatyötä eli organisaation kannalta täysin tarpeettomia työtehtäviä on usein vaikeampi tunnistaa kuin ydintehtävään kuulumattomia työtehtäviä. Sellaista on esimerkiksi turha raportointi, jonka tuloksia ei koskaan käytetä.

– Vaikka turha raportointitehtävä veisi vain tunnin vuodessa, niin jos organisaatiossa sen tekee tuhat ihmistä, siinä haaskataan melkein yhden henkilön työvuoden kokonaistyöpanos, Kallio kuvailee.

Image

Seurauksena tehottomuus, kasvaneet kustannukset ja motivaation kuolema

Turhat työtehtävät eivät vie vain aikaa ja resursseja, vaan myös heikentävät työntekijöiden motivaatiota.

– Tiedän esimerkkejä siitä, kuinka ihmiset ovat hakeutuneet muihin töihin sen takia, etteivät koe nykyisellä työnantajallaan voivansa keskittyä riittävästi omaan asiantuntijuusalansa ja omiin ydintehtäviinsä.

Lisäksi turhat ja tarpeettomat työtehtävät syövät organisaation tehokkuutta ja lisäävät kustannuksia. Kallio aikookin Liikesivistysrahaston rahoittamassa tutkimushankkeessa tarkastella ilmiötä ja mitata, millaisia kustannuksia organisaatioille aiheuttuu kokonaan tarpeettomista työtehtävistä ja avustavien työtehtävien sälyttämisestä kallispalkkaisille asiantuntijoille.

Mikä sitten avuksi? Miten turhista työtehtävistä pääsee eroon?  

Kallion mukaan vastuu tarpeettomien tehtävien ja ydintehtävien tunnistamisesta kuuluu etenkin organisaation johdolle. 

– Organisaation johdon tulisi henkilöstövoimavarojen johtamisen avulla kyetä tunnistamaan tehtävät, jotka organisaatiossa ovat ydinprosesseja, ja kenen tulisi tehdä mitäkin tehtävää. Pitäisi miettiä tarkkaan, mitä kaikkea organisaatiossa todella kuuluu tehdä ja pyrkiä karsimaan turhia työtehtäviä pois.

• Kuuntele podcastia täältä: Oivalluksia-podcast: Jakso 29: Turhat työtehtävät
• Luetko mieluummin? Jakson tekstivastine